La gestion de la relation client est vitale pour toutes les entreprises, quelle que soit la taille, le secteur, l'activité...
Le CRM est donc le cœur névralgique 🫀 des équipes Sales et Marketing, et parfois même du support client.
Avoir des données à jour, organisées, standardisées et correctes est primordial... et pourtant, ce n'est pas si simple !
Au fil du temps, des erreurs ou des incohérences apparaissent dans les données de contacts de tous les CRM, les rendant obsolètes et inutilisables.
Heureusement, on vous donne toutes les bonnes pratiques pour nettoyer, cleaner votre CRM et le maintenir à jour 😘
Qu'est-ce que des données CRM cleanées et propres ?
Les données de contacts sont au cœur de la croissance ! Pourtant, c'est souvent le maillon faible de la chaîne de l'équipe Sales et Marketing.
La cause ? Des données obsolètes, périmées, parfois fausses et souvent non standardisées.
Alors, on se relève les manches et on identifie toutes les best practices pour éviter la "détérioration" de la qualité des données dans votre CRM.
Ne pas avoir de doublons de contacts et de sociétés dans un CRM
Avez-vous déjà remarqué qu'une bonne partie de votre base de données contient des doublons, des triplons... voir parfois plus 😱, autant au niveau des contacts que des sociétés.
Un doublon est une personne ou une société présente au moins 2 fois dans votre CRM.
Plusieurs raisons expliquent la présence de doublons dans un CRM :
- Plusieurs équipes utilisent le CRM de l'entreprise, et par manque de temps il n'est pas rare de ne pas chercher si la personne existe déjà dans le CRM avant de créer une nouvelle fiche.
- Une personne ou société est entrée dans le CRM avec une erreur d'orthographe.
- Un client ou prospect change d'entreprise et peut être "réinséré" dans le CRM comme étant une nouvelle personne, au lieu de mettre à jour la fiche originale.
Le risque est donc de contacter plusieurs fois une seule et même personne... La crédibilité de la personnalisation de vos messages sera alors affectée.
Éviter les données erronées dans son CRM
Lorsque l'on entre les données manuellement dans son CRM, la faute de frappe ou l'erreur est possible : mauvaise civilité, inversion du prénom et du nom, mauvais email ou email obsolète.
Il est aussi possible d'avoir des caractères non désirés à cause de problèmes d’incompatibilité de format entre la source de collecte et la base, ou de l'insertion d'émojis suite à un scrap de LinkedIn par exemple, puis d'un import directement dans le CRM.
Une donnée erronée peut avoir de lourdes conséquences sur votre stratégie commerciale : taux de bounce élevé, perte de crédibilité si la personnalisation n'est pas la bonne. (Dire "Bonjour Monsieur" quand on s'adresse à une femme peut être quelque peu vexant 😉)
Enrichir les données incomplètes de son CRM
Un CRM n'est pas un gruyère 🧀: il ne doit pas y avoir de trous.
Or, les bases de données contiennent souvent des champs non complétés par manque de temps, ou simplement car l'information n'est pas trouvable manuellement.
À chaque nouvelle entrée, il faudrait ajouter la civilité, le job de la personne pour pouvoir cibler, le numéro de téléphone pro nominatif, l'adresse email vérifiée, qualifiée et à jour... Manuellement, il est vrai que c'est compliqué et un peu fastidieux !
Standardiser les données non normées de son CRM
Que celui qui n'a jamais entré une donnée dans son CRM rapidement sans faire l'effort de mettre des majuscules, ou sans se tromper entre le prénom et le nom, ou d'oublier de renseigner la civilité lève la main !
Mettre une majuscule au prénom, mais aussi placer le prénom dans le champ firstName et le nom dans le lastName sont pourtant la base, pour hyper-personnaliser ses campagnes de Cold Emails et ses campagnes marketing
Mettre à jour les données obsolètes directement dans son CRM
Une donnée obsolète est un contact qui n'a pas été mis à jour suite à un changement important : changement de société, refonte de l'organisation de l'entreprise qui entraîne un changement d'adresse, un changement de poste ou une mutation...
Sans aucun outil automatisé, il est quasi impossible de les identifier en temps réel... C'est parfois le job des stagiaires pendant l'été, on vous laisser imaginer la pénibilité de la tâche...
Avoir des données cleanées, nettoyées et standardisées dans son CRM paraît donc un peu laborieux...
Mais ça, c'était avant que Dropcontact s'intègre dans les plus gros CRM du marché comme HubSpot, Pipedrive et Salesforce.
En quelques clignements de cils, il est devenu tellement simple d'entretenir son CRM et de le maintenir à jour.
Comment maintenir sa base de données clients et prospects à jour dans son CRM en 7 étapes
Comprendre les sources de données de contacts avant d'intégrer la base dans son CRM
La toute première chose à faire avant d'entrer ses données dans son CRM est de se poser une question : D'où viennent mes données ?
✅ d'une landing page, de mes emails, d'un webinar, d'un événement organisé, d'une carte de visite reçue sur un salon...
❌ d'une base de données achetée, d'une base "récupérée" qui traînait dans un coin...
Le RGPD est un élément clé à ne pas sous-estimer.
D'après le Règlement sur la Protection des Données et la CNIL :
Dans les cas où le traitement repose sur le consentement, le responsable du traitement est en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement au traitement de données à caractère personnel la concernant (article 7 n°1 du Règlement général sur la protection des données).
“L’objet de la sollicitation doit être en rapport avec la profession de la personne démarchée (exemple : message présentant les mérites d’une solution RH à paul.hochon@nomdelasociété.com, directeur des ressources humaines.)”
Si votre cible est B2B, il est alors tout à fait possible de prospecter et d'entrer de nouveaux contacts dans votre CRM tant que cette personne a un intérêt légitime à être prospectée. Aussi, il est primordial de laisser la possibilité à votre interlocuteur de se désinscrire facilement et rapidement.
⚠️ Par contre, il est formellement interdit par la CNIL et le RGPD de stocker une base de données nominative et de la revendre... Et donc d'acheter une base stockée et revendue...
🔎 En savoir encore plus sur le RPGD en B2B
Normaliser et standardiser ses données dans son CRM
Des données standardisées, classées et à jour sont la base pour des campagnes de Cold Emails 100% personnalisées... et efficaces !
Le prénom dans le champ prénom, le nom de famille dans le champ nom etc... mais comment ?
Dropcontact, intégré dans un CRM, va automatiquement détecter le contenu des champs et les classer si besoin, les standardiser et ainsi les rendre utilisables
- Standardiser la majuscule du Prénom et du Nom
- Ajout de la civilité
- Détection des inversions Prénom / Nom
- Suppression des caractères spéciaux ou des émojis
- Ajouter et normaliser le numéro de téléphone nominatif professionnel
- Normaliser l'adresse de la société
- Normalisation et nettoyage des URL LinkedIn (profil et société)
Le tout est... automatique, l'ajout ou la mise à jour d'une fiche contact ou entreprise déclenche mécaniquement Dropcontact.
Détecter et supprimer les doublons dans son CRM
Détecter les doublons n'est pas une mince affaire... Dropcontact a développé sa propre intelligence pour identifier les doublons de contacts et de sociétés, et ce même s’ils n’ont aucun champ commun.
La fusion automatique va encore plus loin en gérant les conflits d’informations et vous permet de consolider les données de plusieurs fiches de contact.
Dès l'ajout d'une nouvelle fiche, Dropcontact augmente la puissance des CRM en détectant mais surtout en fusionnant automatiquement et sans aucune action manuelle le potentiel doublon avant même qu'il puisse être envoyé dans un workflow automatique ou une campagne d'emailing.
Corriger les erreurs de saisie automatiquement dans son CRM
L'une des pires choses lorsque l'on remplit son CRM, c'est bien de passer du temps à tout compléter mais.... faire des erreurs de saisie 😱
L'intégration de Dropcontact corrige instantanément les potentielles fautes de frappe ou de saisie.
C'est automatique, vous n'avez même pas à y penser 😘
La détection des erreurs et la correction automatique dès la complétion de la fiche libèrent l'esprit et le temps des équipes Marketing & Sales.
Enrichir et mettre à jour ses données régulièrement et automatiquement dans son CRM
Une fiche contact complète c'est :
- Civilité
- Prénom Nom
- Fonction
- Email professionnel validé, à jour et encore mieux s'il est qualifié
- Numéro de téléphone pro
- Profil LinkedIn
- Société
Une fiche de société complète c'est :
- Nom commercial de la société
- Nom légal
- Site web de l'entreprise
- Adresse postale standardisée
- Numéro de téléphone normalisé
- Page LinkedIn de l'entreprise
- Numéro de TVA
- Numéro de SIRET
- Secteur d'activité
- Taille de l'entreprise
Tous ces éléments sont indispensables pour créer vos cibles et segments et ainsi hyper-personnaliser les campagnes de communication, de Cold Email... ou simplement pour gagner du temps avant de passer un coup de fil à un prospect.
Toutes les informations utiles doivent être présentes dans le CRM et surtout, elles doivent être à jour !
Encore une fois, à la création d'une fiche de contact il suffit simplement de remplir prénom + nom et société d'une personne, ou uniquement son profil LinkedIn pour que sa fiche et celle de sa société soient automatiquement enrichies et à jour.
Côté fiche entreprise, le nom de l'entreprise (s'il est assez discriminant) ou encore mieux le site web suffisent pour que Dropcontact enrichisse automatiquement sa fiche avec l'ensemble des données légales à jour.
💡 N'attendez pas qu'il soit trop tard ! La bonne pratique est d'enrichir, corriger, standardiser, détecter un potentiel doublon et le fusionner dès l'ajout d'un contact ou d'une société dans le CRM ou lors de la mise à jour d'une fiche.
Avec l'automatisation de l'enrichissement dans son CRM, les équipes Market & Sales gagnent en moyenne plus d'une heure par jour. Autant de temps consacré à la vente plutôt qu'à des tâches loin d'être passionnantes comme le copier-coller d'informations de contacts.
Synchroniser ses données entre sa boîte mail et son CRM
Vous êtes-vous déjà demandé quelles données en votre possession étaient les plus à jour et les plus certaines d'être correctes ?
Votre boîte mail et celles de vos collaborateurs.
Connecter votre boîte mail à votre CRM permet à vos contacts de se mettre à jour en fonction de l'activité des boîtes mail de vos équipes :
- Mise à jour des adresses emails qui bouncent
- Suivi de l'activité centralisée pour l'ensemble des équipes : Marketing, Sales, Customer Success...
- Récupération des numéros de téléphone nominatifs présents dans les signatures 🪄
🔥 Dropcontact détecte automatiquement si une personne a changé d'entreprise. L'outil met alors la fiche de la personne à jour et en alerte immédiatement les équipes.
Impliquer toute la team Sales dans la gestion du CRM
Un CRM à jour, clean et optimisé ne peut l'être sans l'implication de toutes les équipes : Marketing, Sales, Customer Succes...
Impliquer toutes vos équipes induit une mise en commun de toutes les données de contacts de chacun, évitant ainsi les multiples points de contacts, de faire les choses plusieurs fois... et garantit un CRM à jour !
