La gestion de la relation client est vitale pour toutes les entreprises, quels que soient leur taille, leur secteur ou leur activité. Le CRM est donc le centre névralgique des équipes commerciales et marketing, et parfois même du support client. Disposer de données à jour, organisées, standardisées et précises est crucial... mais ce n'est pas si simple !
Au fil du temps, des erreurs ou des incohérences apparaissent dans les données de contact de tous les CRM, les rendant obsolètes et inutilisables. On vous donne toutes les meilleures pratiques pour nettoyer et entretenir votre CRM. 😘
Qu'est-ce que des données CRM propres ?
Les données de contact sont au cœur de la croissance ! Pourtant, il s'agit souvent du maillon faible de la chaîne de l'équipe des ventes et du marketing. La cause ? Données obsolètes, parfois fausses et souvent non normalisées.
Éviter les doublons de contacts et d'entreprises dans un CRM
Avez-vous déjà remarqué qu'une partie importante de votre CRM contient des doublons, des triplons... parfois même plus 😱, tant au niveau des contacts que de l'entreprise ? Un doublon est une personne ou une entreprise qui apparaît au moins deux fois dans votre CRM. Plusieurs raisons expliquent la présence de doublons dans un CRM :
- Plusieurs équipes utilisent le CRM de l'entreprise et, faute de temps, il est courant de ne pas vérifier si la personne existe déjà dans le CRM avant de créer un nouvel enregistrement.
- Une personne ou une entreprise est saisie dans le CRM avec une faute d'orthographe.
- Un client ou un prospect change d'entreprise et peut être « réinséré » dans le CRM en tant que nouvelle personne au lieu de mettre à jour l'enregistrement d'origine.
Le risque est de contacter plusieurs fois la même personne, ce qui affecte la crédibilité de la personnalisation de votre message.
Éviter les données incorrectes dans votre CRM
Lorsque les données sont saisies manuellement dans le CRM, des fautes de frappe ou des erreurs peuvent survenir : titre incorrect, nom et prénom inversés, email incorrect ou obsolète. Il est également possible d'avoir des caractères indésirables en raison d'une incompatibilité de format entre la source et la base de données, ou de l'insertion d'émojis depuis un scraping LinkedIn, puis d'une importation directe dans le CRM. Des données incorrectes peuvent avoir de graves conséquences sur votre stratégie de vente : taux de rebond élevés, perte de crédibilité si la personnalisation est incorrecte. (Dire « Bonjour Monsieur » en s'adressant à une femme peut être quelque peu vexant 😉).
Enrichir les données CRM incomplètes
Un CRM n'est pas un gruyère : il ne doit pas avoir de trous. Cependant, les bases de données contiennent souvent des champs incomplets par manque de temps ou simplement parce que les informations ne sont pas disponibles manuellement. À chaque nouvelle entrée, vous devez ajouter le titre, le poste à cibler, le numéro de téléphone professionnel, une adresse e-mail vérifiée et à jour...
Standardisation des données non normatives dans votre CRM
Quiconque n'a jamais saisi rapidement de données dans son CRM sans faire l'effort de mettre les noms en majuscules, sans confondre prénom et nom de famille, ou sans oublier de préciser le titre, levez la main ! Ajouter une majuscule au prénom, placer le prénom dans le champ FirstName et le nom de famille dans le champ LastName sont des étapes de base pour hyperpersonnaliser vos campagnes de marketing et de cold emailing.
Mettre à jour les données obsolètes directement dans votre CRM
Les données obsolètes font référence à un contact qui n'a pas été mis à jour suite à un changement significatif : changement d'entreprise, réorganisation entraînant un changement d'adresse, un changement de poste ou une mutation... Sans outils automatisés, il est quasiment impossible de les identifier en temps réel... C'est parfois le travail des stagiaires pendant l'été, et vous imaginez à quel point cette tâche est fastidieuse...
Maintenir la propreté, la mise à jour et la standardisation de vos données CRM
Avoir un CRM nettoyé, standardisé et à jour semble laborieux... Mais ca c'était avant l'intégration Dropcontact dans lesplus grands CRM du marché tels que HubSpot, Pipedrive et Salesforce.
Comment maintenir à jour votre base de données clients et prospects dans votre CRM en 7 étapes
Comprenez les sources de données de contact avant de les intégrer à votre CRM
La toute première chose à faire avant de saisir vos données dans votre CRM est de vous demander : d'où proviennent mes données ?
✅ Depuis une page de destination, des e-mails, un webinaire, un événement organisé, une carte de visite reçue lors d'un salon professionnel...
❌ À partir d'une base de données achetée ou d'une base de données « récupérée » qui traînait quelque part...
Le RGPD est un élément clé à ne pas sous-estimer.
Selon le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la CNIL :
Dans les cas où le traitement est basé sur le consentement, le responsable du traitement peut démontrer que la personne concernée a donné son consentement au traitement de ses données personnelles (article 7, paragraphe 1, du RGPD).
« L'objet de la sollicitation doit être en lien avec la profession de la personne contactée (exemple : un message présentant les avantages d'une solution RH à paul.hochon@companyname.com, directeur des ressources humaines.) »
Si votre cible est B2B, il est tout à fait possible de prospecter et de saisir de nouveaux contacts dans votre CRM dès lors que la personne a un intérêt légitime à être contactée. Il est également essentiel de fournir à votre contact un moyen simple et rapide de se désinscrire.
⚠️ Cependant, il est strictement interdit par la CNIL et le RGPD de stocker une base de données personnelles et de la revendre... Par conséquent, l'achat d'une base de données stockée et revendue n'est pas autorisé.
🔎 En savoir plus sur le RGPD en B2B
Normalisez et standardisez vos données dans votre CRM
Des données standardisées, organisées et à jour constituent la base de campagnes de cold email 100 % personnalisées et efficaces ! Prénom dans le champ prénom, nom de famille dans le champ nom de famille, etc... mais comment ?
Dropcontact, intégré à un CRM, détectera automatiquement le contenu des champs et les classera si nécessaire, les standardisera, et les rendra ainsi utilisables :
- Standardisation de la mise en majuscules du prénom et du nom de famille
- Ajouter la salutation
- Détecter les inversions prénom/nom de famille
- Supprimer les caractères spéciaux ou les émojis
- Ajouter et normaliser le numéro de téléphone professionnel
- Standardisation de l'adresse de l'entreprise
- Normalisation et nettoyage des URL LinkedIn (profil et entreprise)
Tout est automatique, l'ajout ou la mise à jour d'un contact ou d'une fiche d'entreprise déclenche automatiquement Dropcontact.
Détectez et supprimez les doublons dans votre CRM
Détecter les doublons n'est pas une mince affaire... C'est pourquoi Dropcontact a développé ses propres algorithmes pour identifier les doublons de contacts et d'entreprises, même s'ils n'ont pas de champs communs.
La fusion automatique des doublons va encore plus loin en gérant les conflits d'informations et en vous permettant de consolider les données de plusieurs enregistrements de contacts.
Dès qu'un nouvel enregistrement est ajouté, Dropcontact détecte et fusionne automatiquement les doublons potentiels sans aucune action manuelle.
Corrigez automatiquement les erreurs de saisie dans votre CRM
L'intégration de Dropcontact permet de corriger instantanément les éventuelles fautes de frappe ou de saisie. C'est automatique, vous n'avez même pas besoin d'y penser 😘. La détection des erreurs et la correction automatique à la fin d'un enregistrement libèrent l'esprit et le temps des équipes marketing et commerciales.
Enrichissez et mettez à jour vos données régulièrement et automatiquement dans votre CRM
Une fiche de contact complète contient :
- Civilité
- Prénom et Nom de famille
- Intitulé du poste
- E-mail professionnel validé et à jour
- Numéro de téléphone professionnel
- Profil LinkedIn
- Son entreprise
Une fiche d'organisation complète c'est :
- Nom commercial de l'entreprise
- Nom légal
- Site web de l'entreprise
- Adresse postale normalisée
- Numéro de téléphone normalisé
- Page LinkedIn de l'entreprise
- Numéro de TVA
- Numéro SIRET
- Secteur industriel
- Taille de l'entreprise
Tous ces éléments sont essentiels pour créer vos cibles et vos segments, permettant ainsi d'hyperpersonnaliser les campagnes de communication, les cold emails, ou tout simplement de gagner du temps avant d'appeler un prospect. Toutes les informations utiles doivent être présentes dans le CRM et, surtout, à jour !
Lors de la création d'une fiche de contact, la simple saisie du prénom + du nom de famille et de l'entreprise de la personne, ou simplement de son profil LinkedIn, garantit que sa fiche et celle de son entreprise sont automatiquement enrichies et mises à jour.
Le nom de l'entreprise ou le site Web, suffisent pour que Dropcontact enrichisse automatiquement la fiche avec toutes les données légales à jour.
Synchronisez vos données entre votre outil d'emailing et votre CRM
La connexion de votre outil d'emailing à votre CRM permet à vos contacts de se mettre à jour en fonction de l'activité e-mail de vos équipes :
- Mettre à jour les adresses e-mail qui bouncent
- Suivi centralisé des activités pour toutes les équipes : marketing, ventes, réussite client...
- Récupération de numéros de téléphone personnels à partir de signatures électroniques
🔥 Dropcontact détecte automatiquement si une personne a changé d'entreprise. L'outil met ensuite à jour le contact de la personne et alerte immédiatement les équipes.
Impliquez l'ensemble de l'équipe commerciale dans la gestion du CRM
Un CRM à jour, propre et optimisé ne peut être réalisé sans l'implication de toutes les équipes : marketing, ventes, réussite client...
Impliquer toutes vos équipes, c'est mettre en commun toutes les données de contact, éviter les points de contact multiples et les actions redondantes, et garantir un CRM toujours à jour !
