Resumen de las integraciones de gestión de duplicados para HubSpot

Cuando tu organización utiliza una plataforma CRM, gestionar los duplicados se vuelve crucial para mantener la calidad de los datos y optimizar el trabajo de los equipos de Marketing, Ventas y Soporte. Dependiendo de las fuentes de entrada en el CRM (formularios, chatflows, adición manual de leads, importaciones masivas), el riesgo de crear contactos y empresas duplicadas aumenta considerablemente 🗻

HubSpot cuenta con una función (disponible a partir del paquete Hub Professional 🤓) que te permite detectar y fusionar estos duplicados. Sin embargo, existen otras soluciones como Dedupely, Insycle, Koalify y Dropcontact. ¡Exploremos estas integraciones!

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Resumen de la herramienta de fusión de duplicados de HubSpot

Herramienta nativa de fusión de duplicados de HubSpot

Si utilizas el CRM de HubSpot a diario y tienes un paquete Hub Professional, probablemente hayas notado esa pequeña función para contactos, empresas y negocios llamada "gestionar duplicados".

HubSpot dispone de una funcionalidad nativa que te permite gestionar duplicados, facilitándote rápidamente:

• Ver los contactos o empresas identificados como duplicados por HubSpot,
• Fusionar duplicados con un solo clic,
• Previsualizar el registro final tras la fusión,
• Fusionar múltiples filas duplicadas en dos clics.

Si tu base de datos de contactos está limpia, esta función resulta muy útil. Puedes identificar rápidamente contactos con correos electrónicos, nombres y apellidos similares. También puedes ver empresas con nombres de dominio similares o el mismo nombre.

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En cualquier caso, esta funcionalidad no es infalible:

• Para fusionar contactos u organizaciones, tendrás que verificarlos uno por uno. Aunque la herramienta los identifica por ti, este proceso requiere tiempo ⏳
• HubSpot identifica los registros que considera duplicados basándose en información básica: nombre, apellido y correo electrónico. Todos nos hemos encontrado con casos en nuestros CRM de dos clientes potenciales que comparten el mismo nombre y apellido.
• Lo mismo ocurre con las empresas: puede que tengas tres empresas con las mismas iniciales o varias sucursales de una misma marca que representan negocios independientes. HubSpot podría interpretarlas como clones.

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Dedupely

Dedupely es una herramienta especializada en la identificación y gestión de duplicados en CRM. Se integra con HubSpot sin necesidad de aplicaciones de terceros.

Dedupely se centra en dos acciones principales:

• Escanear: identificar duplicados dentro de un CRM, en todos los objetos (contactos, empresas, negocios, tickets),
• Fusionar: fusionar los duplicados identificados una vez que se inicia el comando.

Cuando se trata de una limpieza masiva de duplicados en el CRM, Dedupely funciona bien. Sin embargo, la herramienta requiere ajustes manuales. Tendrás que configurar la identificación y la fusión de los duplicados.

Puedes seleccionar los objetos principales que deseas sincronizar (ya sean contactos, empresas, negocios o tickets) en la interfaz de Dedupely. A continuación, Dedupely te permite crear reglas de "fusión" para determinar qué información tiene prioridad al combinar duplicados.

Esta personalización es un punto fuerte, aunque hay que tener en cuenta algunos matices:

• La integración de Dedupely con HubSpot requiere el uso de la interfaz de Dedupely. Tendrás que salir de tu CRM para gestionar los duplicados.
• Cada vez que sincronizas contactos, empresas, negocios o tickets, Dedupely cuenta el número como parte de tu plan. Si tienes un plan de 30 000 registros al mes y sincronizas 20 000 contactos + 5 000 empresas + 15 000 negocios... La herramienta te indicará que has superado el límite. Tendrás que cancelar la sincronización de algunos elementos para poder fusionar otros.
• Al optar por personalizar la gestión de duplicados, Dedupely te invita a establecer reglas de fusión. Aquí tienes un vistazo a esta parte de la interfaz:

Es posible que el módulo de reglas no sea fácil de entender para todo el mundo. Tendrás la oportunidad de refinar tus reglas de identificación y fusión, pero necesitarás dominar esta configuración para evitar errores.

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Insycle

Para la gestión y fusión de duplicados en HubSpot, el marketplace de HubSpot ofrece otras herramientas como Insycle. Insycle proporciona funciones similares a las de Dedupely, ya que se integra directamente con tu cuenta de HubSpot para identificar los datos que necesitan una "limpieza".

Más completo que Dedupely, Insycle ofrece una interfaz con una amplia gama de funciones:

• Panel de control personalizable para evaluar la calidad de los datos,
• Una herramienta de "evaluación de salud" que analiza todos los errores relacionados con el CRM (incluidas las tasas de rebote de correo electrónico y sus causas reales),
• Análisis, que incluye paneles de control de HubSpot,
• Fusión de duplicados, que le permite combinar contactos y empresas en su CRM,
• Las plantillas y recetas contienen flujos de trabajo para precargar reglas de fusión de duplicados. También existen reglas de limpieza más sencillas, como la identificación de contactos con nombres y apellidos idénticos.

También nos centraremos en el menú "Automatizaciones", que le permite crear reglas de detección y fusión de duplicados según su suscripción. Esto puede ahorrarle la gestión manual.

Insycle ofrece una interfaz rica en funciones. También le permite crear reglas de fusión avanzadas gracias a las plantillas y "recetas". Cada plantilla viene con una breve descripción.

Deberá configurar sus paneles de control y definir sus reglas de fusión de datos:

• Configure reglas de identificación de duplicados mediante plantillas.
• Configure reglas de fusión.
• Cree (o no) automatizaciones para fusionar contactos y empresas.

Dado que todos los cambios afectarán a sus datos, manténgase atento a estos ajustes.

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Algunas notas sobre esta herramienta compleja:

• Más costoso que algunos competidores, el precio de Insycle puede ser una barrera para pequeñas empresas u organizaciones con presupuestos limitados 💸
• Aunque es innegablemente potente, dominar las funciones de Insycle y sacarles el máximo provecho puede requerir una curva de aprendizaje. Necesitará configurar reglas de fusión y automatizaciones.
• Insycle le saca de su CRM. Ya no está en HubSpot, sino en la interfaz de Insycle. Esto requiere ir y venir, lo cual puede resultar confuso.
• Algunos paneles de control ya están disponibles de forma nativa en HubSpot.

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Koalify

Koalify también se posiciona como una herramienta de gestión de duplicados diseñada específicamente para el CRM de HubSpot. Al igual que Dedupely e Insycle, Koalify ofrece una plataforma que permite a los usuarios limpiar de forma autónoma los datos de su CRM de HubSpot.

Entre sus funciones se incluyen:

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Identificación de duplicados en el CRM

Koalify analiza toda tu base de datos de HubSpot (contactos y empresas) para detectar automáticamente registros duplicados. Los duplicados pueden identificarse basándose en una combinación de múltiples criterios mediante filtros, como el nombre, los apellidos, el correo electrónico, el número de teléfono profesional, el nombre de la empresa y más.

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Deduplicación automática o manual

Una vez detectados los duplicados, Koalify te permite fusionarlos de forma masiva o individual. Puedes definir reglas de prioridad para cada campo con el fin de conservar la información más relevante para tu negocio.

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Automatización de procesos

Koalify también permite automatizar la detección y fusión de duplicados dentro de HubSpot mediante la creación de flujos de trabajo automatizados con herramientas como Make, Zapier o n8n. Esto ayuda a ahorrar tiempo y elimina la necesidad de gestionar la plataforma manualmente.

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Dropcontact

En resumen, la integración de Dropcontact con HubSpot ofrece:

• Una integración fluida sin necesidad de desarrollo por tu parte. Una vez que Dropcontact está integrado con tu cuenta de HubSpot, puedes seguir utilizando tu CRM como siempre: Dropcontact se encarga de las correcciones, fusiones y actualizaciones según sea necesario.
• Enriquecimiento de tus registros de contacto: a partir del nombre completo y el sitio web de la empresa, Dropcontact encuentra el correo electrónico específico de tu cliente potencial.
• Los correos electrónicos profesionales introducidos manualmente o importados pueden contener errores: Dropcontact los detecta y corrige.
• Los correos electrónicos se validan con una tasa del 98% (85% para los catch-all).
• Dropcontact detecta y fusiona tus contactos y empresas duplicados, incluso si las propiedades son diferentes.
• Los errores de inversión de nombre y apellido se corrigen automáticamente.
• Dropcontact fusiona los datos del CRM de forma inteligente, manteniendo siempre la información más actualizada.
• Los datos de tu CRM HubSpot se mantienen al día, realizando un seguimiento de la rotación de leads y clientes, así como de los cambios de puesto. Se te informará de cualquier cambio de empleo o de empresa.

La detección y fusión de contactos duplicados con Dropcontact es fluida, como se muestra en la imagen:

En cuanto a sus puntos fuertes, los algoritmos de Dropcontact garantizan una gran precisión en la detección de duplicados. Una vez identificados, los duplicados se fusionan automáticamente. Como demuestra el GIF anterior, Dropcontact se integra a la perfección con HubSpot.

¡Integrar Dropcontact con mi CRM HubSpot!

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Comparativa de funciones

Automatización de fusión de duplicados

¿Cómo gestiona cada una de estas herramientas la fusión de duplicados?

• Solo HubSpot puede fusionar contactos y empresas duplicados. Sin embargo, sus criterios de detección son limitados y no es posible establecer reglas para identificar duplicados según tus propios criterios.
• Dedupely te ofrece una gestión de duplicados con una personalización precisa de la que tú eres responsable. No obstante, esto requerirá ajustes manuales dentro de la herramienta.
• Las reglas de fusión personalizables de Insycle también deben configurarse manualmente. Por otro lado, la herramienta te ofrecerá plantillas precisas para cada regla de detección y fusión.
• Koalify opera a través de una plataforma externa independiente de HubSpot, lo que prolonga el tiempo de ejecución y requiere el uso de ambas herramientas de forma combinada.
• Dropcontact te permite confiar al 100% en sus algoritmos. Tus contactos y empresas duplicados se identifican y fusionan automáticamente. Todo está automatizado, por lo que no tienes que hacer nada por tu parte.

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Precisión en la detección de duplicados

La precisión de la detección depende de los criterios específicos de cada herramienta:

• HubSpot utiliza criterios básicos para detectar duplicados. Como resultado, es posible que se produzcan errores y que la plataforma no detecte algunos duplicados.
• Dedupely le permite establecer sus propias reglas de detección de duplicados. Si desea que se detecten todos los contactos con la misma dirección de correo electrónico, puede imponer esta sencilla regla al sistema.
• Al igual que Dedupely, Insycle le permite crear sus propias reglas de identificación. Además de lo que ofrece su competidor, Insycle proporciona plantillas de reglas y filtros inteligentes para establecer prioridades entre ellas.
• Koalify también le permite crear sus propias reglas de deduplicación para priorizar los campos que realmente importan para su negocio.
• Dropcontact destaca por su precisión en la detección de duplicados.

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Reglas de fusión personalizables

Como hemos visto anteriormente, algunas herramientas permiten configurar sus propias reglas de fusión:

• La funcionalidad nativa de HubSpot aún no ofrece este nivel de precisión. Por lo tanto, dado que la fusión se realiza manualmente, no es necesaria.
• Dedupely basará la fusión de duplicados en una regla definida por usted. Puede crear varias reglas estableciendo una jerarquía. Usted decidirá qué datos desea priorizar (correo electrónico, número de teléfono, país, etc.).
• En el caso de Insycle, ocurre lo mismo, con la diferencia de que la herramienta también le ofrecerá reglas de fusión predefinidas. Depende de usted elegir si necesita un directorio o crear reglas si tiene un perfil técnico 🤖
• Koalify sugiere reglas de fusión predeterminadas o le permite crear las suyas propias según sus necesidades específicas.
• Con Dropcontact, la fusión se realiza automáticamente. No puede definir las reglas de fusión usted mismo. Sin embargo, si desea forzar la conservación de un registro de contacto, puede indicárselo a la herramienta.

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Integración con otras funciones de HubSpot

En términos de integración, nada supera a la herramienta nativa de HubSpot, que está... integrada con HubSpot. Sin embargo, si su Hub es inferior a Professional o Enterprise, no podrá beneficiarse de esta función. Y actualizar a un nuevo Hub a veces implica un esfuerzo presupuestario.

Dedupely, Insycle, Koalify y Dropcontact se integran con HubSpot sin necesidad de herramientas de terceros. No es necesario recurrir a Zapier o n8n, entre otros. La característica única de Dropcontact en comparación con los demás es su integración "silenciosa": no hace falta sumergirse en una nueva interfaz para usarla, ¡es 100% transparente!

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Informes y análisis de datos

El historial de duplicados en HubSpot solo estará accesible desde el registro del contacto o de la empresa.

Por defecto, Dedupely le enviará un correo electrónico de informe semanal o mensual indicando cuántos duplicados se han detectado y las fusiones realizadas.

Insycle ofrece informes interactivos accesibles desde su interfaz. Tendrá una vista en tiempo real de todos los duplicados identificados o fusionados.

Koalify también permite exportar informes personalizados y estadísticas basados en los campos que seleccione. Los informes se generan bajo demanda directamente desde la plataforma.

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Dropcontact le enviará un informe de actividad mensual directamente a su bandeja de entrada 📬 Encontrará todas las fusiones, enriquecimientos y el trabajo realizado discretamente por su mejor aliado.

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Facilidad de uso e interfaz de usuario

Como era de esperar, utilizar una herramienta nativa de HubSpot dentro de HubSpot garantiza una interfaz de usuario sin cambios. No se altera ningún hábito. Sin embargo, para consultar el registro de un contacto, tendrá que hacer clic en él y dividir su ventana.

La plataforma de Dedupely es bastante minimalista, con iconos a lo largo de un menú vertical.

Insycle adopta un enfoque completamente diferente, con una plataforma muy detallada y menús explícitos como "fusionar duplicados" o "rastreador de actividad", por ejemplo. Un código de colores separa los menús tipo panel de control, las acciones, las reglas de identificación y fusión, y los ajustes.

En el caso de Dropcontact, la interfaz no es realmente un problema, ya que la integración se añade a su cuenta de HubSpot. No la ve, pero… ahí está 👀

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Atención al cliente y asistencia técnica

En general, todas las soluciones ofrecen varios modos de asistencia.

Puede contactar con HubSpot por correo electrónico y chat. También puede beneficiarse de llamadas telefónicas según su Hub.

Dedupely ofrece una función de chat accesible desde la aplicación para contactar con el servicio de asistencia. Está disponible a partir de las 9:00 CST, que son las 16:00 en la Francia metropolitana. Fuera de este horario, responderán a su correo electrónico en un plazo máximo de 24 horas.

Puede contactar con el servicio de asistencia de Insycle a través del chat directamente en la plataforma. En caso de ausencia, también ofrecen una completa documentación en su blog, por lo que debería encontrar rápidamente la información adecuada.

El soporte de Dropcontact también está disponible a través del chat. Puedes contactar con ellos mediante el chat desde el sitio web de Dropcontact, desde tu cuenta en app.dropcontact.com o por correo electrónico.

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Por qué Dropcontact es la mejor opción

Detección de duplicados ultraprecisa

Con Dropcontact, detectar duplicados es pan comido 👶

Dropcontact es conocido por su precisión y eficiencia a la hora de encontrar duplicados. Gracias a su tecnología única, compara registros basándose en diversos criterios para identificar duplicados, incluso si no tienen propiedades en común en HubSpot.

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Algoritmos avanzados

Dropcontact está equipado con algoritmos de vanguardia para analizar y procesar datos. Estos te permiten identificar duplicados Y fusionar datos de forma inteligente. ¿Tu tarea para esto? En realidad, ninguna: una vez integrado en tu CRM, ¡Dropcontact se encarga del trabajo automáticamente! Tu CRM siempre será eficiente, incluso después de varios años 👴

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Fusión inteligente de datos

Dropcontact gestiona la fusión de datos de forma personalizada. En lugar de simplemente sobrescribir la información, la fusiona conservando los datos correctos para cada contacto o empresa. Una herramienta pequeña, ideal y transparente para preservar la integridad de tus datos, ¡con garantía de cumplimiento del 100% del RGPD! La información esencial sobre tus leads, clientes potenciales y clientes actuales se mantiene intacta. ¡Dile adiós a las 12 apariciones de tu cliente favorito que cambia de empresa cada mes!

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Integración perfecta con HubSpot

Dropcontact funciona en segundo plano sin que te des cuenta. No se necesita ninguna interfaz adicional para gestionar tus registros de contactos y empresas en HubSpot. Una integración fluida para obtener datos precisos y actualizados constantemente, sin las molestias de las importaciones o exportaciones manuales. Gracias a esta integración, podrás dedicar tu tiempo a la prospección y a las ventas. Además, evitarás errores de importación o correcciones manuales.

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Sincronización en tiempo real

La sincronización en tiempo real de Dropcontact garantiza que los datos en HubSpot estén actualizados, enriquecidos, limpios y verificados. Los duplicados se identifican en cuanto se crean en el CRM, se fusionan y se actualizan. ¡Dile adiós a los datos obsoletos y dales tranquilidad a tus equipos!

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Compatibilidad con otras funciones de la plataforma

Dropcontact se adapta a la perfección al ecosistema de HubSpot para ofrecer una experiencia de usuario coherente. Ya sea para gestionar registros de contactos, empresas o cualquier dato incorporado en los negocios, Dropcontact interactúa con fluidez con HubSpot.

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Atención al cliente y asistencia técnica de calidad

¡Puedes contar con una asistencia precisa y eficiente para ayudarte a sacar el máximo partido a Dropcontact!