Experiencia publicada en noviembre de 2022 sobre la migración realizada en septiembre de ese año. Las valoraciones de Notion y Slab reflejan nuestro uso en aquel momento.
Debemos admitir que Notion es una herramienta verdaderamente increíble.
En los últimos años, Notion se ha posicionado en el centro de atención y se ha convertido en una herramienta esencial para un número creciente de personas y empresas. Incluso conozco a algunos que gestionan toda su vida personal en ella 😉
¿Por qué una startup como Dropcontact decidió ir contracorriente y dejar Notion?
¿Qué es Notion?
Notion es una herramienta no-code, ampliamente utilizada en empresas como aplicación colaborativa para tomar notas, crear bases de datos, tableros Kanban, wikis, calendarios y recordatorios.
Creada en 2013 por una joven empresa de San Francisco, la aplicación dio un giro en 2016 cuando se lanzó para navegadores web y OS X. Entre 2017 y 2018, la aplicación Notion estuvo disponible en iOS y Android, conquistando los corazones (y la vida diaria) de muchos usuarios.
Cuando publicamos este artículo en noviembre de 2022, Notion contaba con más de 20 millones de usuarios.
En aquel momento, Notion formaba parte del día a día del 90 % de la Start-up Nation. En Dropcontact lo utilizábamos desde 2016.
Incluso han surgido canales de YouTube dedicados al 100% a la herramienta, donde muestran tutoriales para configurar y personalizar Notion con millones de posibilidades según las necesidades de cada uno.
La herramienta contiene un número infinito de funciones y plantillas para múltiples posibilidades de uso. Este producto es una mina de oro.
Entonces, ¿por qué dejamos Notion?
Decidimos dejar Notion precisamente por su exceso de funciones: acabábamos perdiéndonos.
Detectamos algunas limitaciones en nuestro uso diario de Notion:
- En nuestro uso diario, el buscador de Notion nos resultaba lento y poco potente. Echábamos en falta una búsqueda avanzada.
- En nuestro equipo, la facilidad para crear, organizar y modificar páginas acababa dificultando el control de la documentación.
- Nos costaba obtener una visión global de los documentos y las páginas, lo que complicaba reorganizar los temas.
Además, las infinitas posibilidades de personalización de Notion terminan siendo una pérdida de tiempo. El tiempo que pasas personalizando tus páginas, la ubicación de los bloques, los emojis, la foto de portada y el aspecto de tus tablas acaba siendo contraproducente...
Demasiadas funciones de Notion se quedaban sin usar y las que nos interesaban no estaban lo suficientemente desarrolladas, así que lo pensamos, buscamos y elegimos una herramienta que funciona mejor 😉
Slab: una herramienta más simple para compartir conocimiento
Desde septiembre de 2022, tras despedirnos de Notion, Dropcontact ha pasado a una dimensión completamente nueva gracias a Slab
Slab es una herramienta todavía muy poco conocida (¿pero por qué?) y, sin embargo, es un verdadero tesoro
Te contamos qué encontramos en Slab y por qué encajó mejor con nuestra forma de trabajar.
Slab, ¿qué es?
Al igual que Notion, Slab es una herramienta no-code centrada en la función de wiki: una herramienta de intercambio de conocimientos colaborativo para toda tu organización.
La usamos para documentación, notas, informes y borradores de contenido. Todo el conocimiento compartido del equipo en un mismo lugar. Este artículo también se escribió en Slab.
Slab está disponible en todos los navegadores, pero la herramienta también ofrece una extensión de Chrome, así como una aplicación de escritorio para Mac y Windows.
¿Su único punto débil? Que claramente no es lo suficientemente conocida teniendo en cuenta todas las funciones que ofrece
Hablando de funciones, ¡vamos a hacer un recorrido por las mejores características de la herramienta!
Las 8 mejores funciones de Slab
1 - La función de búsqueda
Disponible desde la vista de "mapa" pero también desde cualquier página de Slab , la función de búsqueda es LA función que te salvará.
¿Alguna vez has perdido tiempo buscando en Notion un documento cuyo nombre o ubicación no recordabas?
Con Slab, la función de búsqueda es una auténtica joya
Primero, un simple clic en la barra de búsqueda te permite acceder a las publicaciones vistas recientemente, ¡lo que ahorra tiempo de investigación!
La búsqueda inteligente no solo encuentra todos los documentos relacionados con tu consulta, sino que Slab también busca en todas tus aplicaciones integradas. Un sueño, ¿verdad?
Para realizar una búsqueda, simplemente escribe el nombre de un documento, un título o subtítulo de una publicación, o incluso texto. Slab presenta los resultados más relevantes según tu consulta. Puedes pulsar "Intro" o acceder directamente a los resultados rápidos que ofrece Slab; ¡los resultados de las aplicaciones integradas aparecen indicados con un icono!
Para utilizar la función de búsqueda unificada y buscar así en todas tus aplicaciones integradas sin salir de Slab, haz clic en el botón "gestionar ".
Esta búsqueda incluye herramientas como:
- Asana
- Confluence
- Dropbox
- Google Drive
- Jira
- Linear
- Slack
- Trello
2 - Temas y subtemas
Para los reyes de la organización, Slab te permite estructurar tus documentos para que nunca te sientas abrumado.
Slab tiene su propio vocabulario
Temas: como su nombre indica, el tema designa la materia y se refiere al archivo principal donde se almacena todo el conocimiento y los documentos de dicho tema.
Los subtemas: Los subtemas son las subcarpetas de Slab, te permiten estructurar tu documentación dentro de tus temas.
Publicaciones: ¡Las publicaciones son los documentos que creas dentro de tus temas o subtemas, en los que puedes escribir tus conocimientos e información para compartirlos!
Como acabamos de ver, tus temas y subtemas están jerarquizados en el mapa de Slab para ofrecerte una visión clara de tu contenido existente. Sin embargo, Slab también te permite reorganizar tus temas y subtemas con solo unos clics, para elegir el orden que mejor te convenga, ¡según la actualidad o la prioridad de tus documentos, por ejemplo!
3 - El mapa de contenido
El mapa de Slab es una vista global de todo tu wiki, tus conocimientos y tus documentos compartidos.
¿Lo mejor de todo? Puedes organizar tu mapa como prefieras: por departamentos de tu empresa, por etapas de tu proyecto, etc.
Esta vista general te permite controlar la estructura de tus proyectos, así como tus conocimientos y documentos compartidos, para disponer de un espacio común siempre ordenado y, sobre todo, muy visual
Si utilizas Slab para todos los departamentos y empleados de tu empresa y quieres que ciertos temas o documentos sigan siendo confidenciales, Slab ofrece la posibilidad de hacer privadas las carpetas y publicaciones que elijas. De este modo, puedes conceder acceso solo a determinadas personas.
También puedes crear grupos, según tus diferentes servicios, por ejemplo. Esta función te permite dar acceso a los archivos que elijas solo a determinados grupos.
4 - Integraciones
Otra gran joya de Slab en cuanto a funcionalidad: ¡las integraciones!
Slab te permite integrar directamente tus aplicaciones externas con un solo clic para tener acceso a todos tus documentos:
- Escribe "/"
- Selecciona la aplicación que prefieras de las integradas
- Pega la URL de destino
Slab permite visualizar documentos de otras aplicaciones y editarlos desde la publicación. Puedes integrar, por ejemplo, una hoja de cálculo o una presentación de Google.
¡Buenas noticias! No solo puedes visualizarla, sino también modificarla en tiempo real sin salir de la plataforma
Aquí tienes una lista no exhaustiva de herramientas integradas de forma nativa en Slab:
- Slack
- Gitlab
- Linear
- Figma
- Google Drive
- Loom
- Miro
5 - La función de verificación
¡La buena información es información actualizada! Para ello, Slab ofrece la función "Verificar".
Puedes activar la verificación de tus publicaciones haciendo clic en el icono "..." en la esquina superior derecha y seleccionando "Verificar". Luego, puedes elegir la frecuencia de verificación: mensual, trimestral, anual o incluso personalizada.
Con la verificación de publicaciones, también podrás saber cuándo se verificó tu contenido por última vez.
Una vez que la publicación esté verificada, aparecerá un banner de verificación. A medida que se acerque la fecha de caducidad de la verificación, el banner indicará el número de días restantes.
Esta función resulta muy útil para ciertos tipos de documentos que requieren actualizaciones frecuentes, como análisis o incluso bases de datos cuya información cambia constantemente (cambio de puesto, empresa, etc.).
Slab también permite integrar documentos de tus otras herramientas de trabajo.
¿Almacenas tus bases de datos en Google Drive pero quieres acceder a ellas desde Slab?
Nada más sencillo, integra tus hojas de cálculo de Google en tu publicación de Slab con un solo clic:
- Escribe "/"
- Selecciona "Google Drive"
- Pega la URL de tu archivo
¡Listo!
Solo tienes que configurar un recordatorio para revisar el archivo con la frecuencia que prefieras, ¡así tu base de datos estará siempre al día!
Para actualizar y enriquecer tu base de datos cada vez que Slab te lo recuerde, actualízala de forma 100% automática con Dropcontact!
Si aún no lo has hecho, crea una cuenta de Dropcontact. Recibirás 100 créditos de regalo al registrarte, es decir, 100 contactos para actualizar y enriquecer gratis
- Exporta tu base de datos de Google Drive en formato .CSV
- Arrastra y suelta tu archivo en la aplicación Dropcontact
- Inicia el procesamiento
- Obtén tu archivo enriquecido y actualizado de forma 100% automática con Dropcontact.
Una vez que tu base de datos se haya actualizado en solo 2 minutos, ya puedes integrar esta nueva base de datos y validar la verificación de Slab
6 - Series
Para organizar tus diferentes publicaciones dentro de un mismo grupo o secuencia, Slab cuenta con una función llamada "series". A diferencia de una carpeta o subcarpeta, esta función te permite organizar tus publicaciones en el orden que desees.
Al leer un documento que forma parte de una serie, las flechas en la parte inferior del documento te permiten navegar de una publicación a otra en un orden definido. Esta función es muy útil para la incorporación de nuevos empleados, procesos internos o contenido que debe leerse en un orden específico.
7 - Comentarios
¿Tienes alguna sugerencia o una opinión que compartir? La función de comentarios de Slab te permite hacer sugerencias sin alterar la esencia de tu publicación.
Además, Slab ofrece la posibilidad de etiquetar a usuarios o grupos en tus comentarios. De este modo, la herramienta envía una notificación por correo electrónico a las personas interesadas para que puedan atender tus comentarios con la mayor rapidez posible
Para mencionar a un compañero de equipo, haz clic en el icono "@" o escribe "@" seguido del nombre del compañero en el cuadro de comentarios.
Puedes responder a los comentarios con una contrapropuesta o simplemente resolver la solicitud editando directamente la publicación y haciendo clic en "resolver".
Si deseas mencionar otro documento para remitir a un colaborador a otra publicación y obtener más información, escribe "+" seguido del nombre de la publicación o tema en el cuadro de comentarios.
8 - Favoritos
Siguiendo con el objetivo de mejorar la productividad y ahorrar tiempo, Slab muestra tus temas y publicaciones favoritos en el menú desplegable para que puedas acceder a ellos en cualquier momento.
Es una función clásica, sin duda, pero hay que reconocer que nos ahorra una cantidad considerable de tiempo
Estas son las funciones avanzadas de Slab que usamos. En nuestro equipo funcionan tan bien que ya no queremos prescindir de ellas.
Si buscas una herramienta no-code para organizar los documentos y el conocimiento compartido de tu equipo, Slab es nuestra recomendación.
Si decides hacer el cambio, como hicimos nosotros, puedes migrar tu contenido de Notion a Slab de forma 100 % automática.
